Organizen op de werkvloer

Factsheet NBPO - Organizer op de Zakelijke Markt_001

Als organizer werk ik ook voor zzp’ers en kleine bedrijven. Ik kom veel bij ondernemers die moeite hebben met het verdelen van hun taken. Door te kijken naar al hun werkzaamheden én hun werkomgeving, probeer ik eerst een duidelijk beeld te schetsen. Soms zijn mensen alleen al geholpen bij het organiseren van hun werkplek. Als alle documenten zijn uitgezocht en alle spullen hun eigen plek hebben gekregen, ervaren ondernemers minder last van de chaos. Er is in het zicht namelijk niks meer wat ze stoort.
Soms kan ook de digitale omgeving een probleem zijn. Te weinig of juist te veel gebruik van mappen, het geven van onduidelijke namen aan documenten, een niet-gestructureerde inbox vol ongeopende e-mails, noem het maar op. Er zijn dus veel factoren die voor jou chaos kunnen veroorzaken.

De NBPO heeft onlangs een factsheet gemaakt over organizing op de zakelijke markt. Hierin staat heel duidelijk wanneer je als ondernemer een organizer kunt inschakelen, op welke manier de organizer jou of je personeel kan helpen, maar ook wat het uiteindelijk zal opleveren.

Factsheet NBPO – Organizer op de Zakelijke Markt

Vrouw met schema   Structuur in tijd, taken en ruimte   Man met schema

Professional organizers zijn specialisten in het aanbrengen van structuur, orde en overzicht. Maar wat heb je daaraan als ondernemer?
Word jij al nerveus als je naar je werkplek loopt omdat je nu al weet dat je straks moet gaan zoeken naar je spullen? Als je een goed systeem hebt op jouw werkplek scheelt het je veel tijd, want een opgeruimd bureau en een geordende kast zorgen voor overzicht.
Maar het gaat niet alleen om wat je direct ziet. Het is ook van belang dat je een goed digitaal systeem hanteert. Soms heb je zoveel mappen dat je dezelfde documenten twee of drie keer opslaat. En als je dat ene document zoekt dan kan je het ineens niet meer vinden. Daarom zeg ik altijd dat het niet alleen gaat om hoe en waar je het opslaat, maar vooral ook wat je opslaat.

Laatst was ik bij een ondernemer om haar te helpen bij het herinrichten van haar laptop. Ze was het zat dat ze zoveel mappen had en ze wist heus wel dat er een paar dingen bij elkaar gevoegd konden worden.. maar ze kwam er zelf gewoon niet aan toe. Ze vroeg mij of ik haar wilde ondersteunen.
Toen ik bij haar kwam bleek dat ze best een goede structuur had bedacht, maar dat ze echt alles bewaarde.
Zo had ze een paar jaar geleden zelf de teksten voor haar website geschreven. Daar was ze natuurlijk niet in één keer mee klaar, dus ze moest steeds de documenten bewaren. Ze had voor iedere pagina een ander document. En als ze hele lappen tekst had veranderd, dan maakte ze er een nieuwe versie van. Toen ik haar ging helpen om haar digitale omgeving op te ruimen, kwamen we al die documenten tegen. Ze had van sommige pagina’s wel 8 versies! Dus ik vroeg haar wat ze met de documenten wilde doen. Ze wilde ze graag bewaren, want ze vond het leuk om terug te lezen wat ze in eerste instantie had geschreven. Toen vroeg ik haar hoe vaak ze naar die documenten keek. Nooit, want daar had ze geen tijd voor. Dus ik vroeg haar wanneer ze van plan was om er eens naar te kijken. Ze keek me aan en zei “Je hebt gelijk. Hier ga ik nooit meer iets mee doen. Ik gooi het wel weg.” We moesten allebei lachen en ik zei tegen haar dat ze het best mag bewaren als ze dat wil, maar dat ze wel iets kritischer mag zijn.
Ze las een paar versies door en gooide ze allemaal in de prullenbak. Er waren wel een paar stukjes die ze in de toekomst misschien zou kunnen gebruiken voor marketingmateriaal dus die hebben we gekopieerd naar een nieuw document. Omdat ze niet teveel tijd hieraan wilde besteden, maar wist dat ze een paar goede dingen in vorige versies had staan, heeft ze een aantal documenten in een apart mapje bewaard. Ze heeft hiervoor een paar momenten ingepland in haar agenda, zodat ze hier doorheen kan gaan. Als laatst hebben we de teksten van de huidige website in één document geplakt, omdat ze het toch wel fijn vind om een offline versie daarvan te hebben. In totaal heeft ze ruim 300 bestanden weggegooid die ze niet nodig had en we hebben het aantal mappen ook drastisch verlaagd.

Notitieboek met pen  Notities

Haar bureau was trouwens netjes opgeruimd en tussendoor vertelde ze dat ze het liefst alles digitaal bewaart. Uit nieuwsgierigheid vroeg ik haar hoe ze haar notities bewaarde. We waren namelijk geen map of bestand tegengekomen met notities. Ze liep naar de kast en haalde er een grote doos uit. Deze zat vol met losse notitieblaadjes. Uit haar tas haalde ze een notitieboekje en in haar la zaten twee blocnotes. Ze vond het zelf best een handig systeem, omdat alles in een doos bewaard werd.

Zelf bewaar ik mijn notities bijna niet meer op papier. Ik maak wel aantekeningen, maar hiervan maak ik dan een foto of ik typ ze over als ze niet duidelijk zijn. De scans bewaar ik allemaal in Evernote zodat ik er altijd bij kan. Binnenkort zal ik meer vertellen over het digitaal bewaren van notities.

E-mail Icoon   E-mail en telefoons   Smartphone Icoon                                        

Tegenwoordig heeft iedereen wel een privé- en zakelijke e-mail. En wat nog fijner is, is dat de opslag steeds groter wordt. Zo hoef je nooit meer wat weg te gooien en kun je lekker alles bewaren. Niet alle e-mailprogramma’s werken hetzelfde, maar in de meeste kun je heel makkelijk zoeken op naam of trefwoord.
Voor privé-email vind ik dat prima. Gmail heeft tabbladen en nieuwe mails komen in een bepaalde categorie terecht. Dat vind ik overzichtelijk. Verder heb ik een paar mapjes voor belangrijke dingen en that’s it. De rest mag blijven staan waar het staat. Eén keer in de zoveel tijd kijk ik of er nog wat weggegooid kan worden.
Maar voor zakelijke e-mail is het anders. Zeker als het een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is. Dan is het fijn als je een georganiseerd archief hebt, een speciale map voor acties met spoed en een map voor acties zonder spoed. Het kost wat tijd om je mail zo in te richten, maar als het eenmaal georganiseerd is, hoef je het alleen nog bij te houden.
Je kunt zelfs zo ver gaan om bepaalde e-mailadressen direct naar speciale mappen te leiden. Dit is erg handig. Zo is een map voor nieuwsbrieven echt ideaal. Tegenwoordig heeft iedere webshop of blog wel een nieuwsbrief. Want ja, wie houdt er niet van speciale aanbiedingen of gratis tips? Ik vind dat allemaal wel interessant, maar voor je het weet ontvang je 35 nieuwsbrieven per week. Bij iedere mail die er binnen komt, gaat je telefoon af en wil je even kijken. Stel je voor dat het iets belangrijks is.. Je pakt je telefoon en bekijkt de e-mail. Soms gooi je ‘m meteen weg, of je leest ‘m en klikt door naar de website. Je klikt en je scrolt en misschien koop je wel wat. Dan open je nog even Facebook om de laatste updates te lezen, dan ga je naar Instagram, oh even kijken of er nog iets in de wereld is gebeurd, en dan is er ineens een half uur voorbij. Wat was je ook alweer aan het doen?

E-mail kan een ontzettende stoorzender zijn. Niet alleen als je aan het werk bent, maar ook als je lekker wilt chillen. Al die knipperende lichtjes en geluidjes triggeren jou om die telefoon te pakken. En dat is zonde van je tijd, maar vooral van je concentratie.
Sinds ik een telefoon heb zonder notificatielampje gebruik ik dat ding steeds minder. Ik heb alleen een ringtone voor als ik gebeld word en als ik een zakelijke e-mail krijg. Om half 10 ’s avonds gaan ook die geluiden uit en gaat mijn telefoon alleen af als mijn wekker gaat of als er iemand met prioriteit belt. Superhandig!

Handdruk  Uitdaging

Hierbij wil ik jou uitdagen. Probeer een week zonder notificatielampjes en meldingen te leven. Zet dus de meldingen van al je apps uit. Alleen een beltoon voor telefoontjes, je alarm en je zakelijke mail mag je aanhouden.
Wat denk je dat er gaat gebeuren?
Denk jij dat je minder op je telefoon gaat kijken?
Ik ben benieuwd…