Digitale mappenstructuur

Laptop van Myo de P.O.

In mijn blog Organizen op de werkvloer vertelde ik jullie al over de ondernemer die ik hielp bij het herinrichten van haar laptop. Ze had zoveel documenten en mappen dat het onoverzichtelijk was geworden. Voor sommige documenten moest ze 10 keer doorklikken voor ze bij de juiste map was en een aantal documenten kon ze überhaupt niet meer vinden.
Ze heeft zelf een groot deel van de documenten uitgezocht en ik heb haar geholpen bij het maken van een nieuwe mappenstructuur. Daarnaast hebben we een soort handleiding gemaakt voor het opslaan van haar documenten. Dat klinkt misschien overdreven, maar het is echt heel handig en ze is er nu superblij mee.

Niks is dus zo fijn als overzichtelijke mappen én documenten. Maar waar moet je beginnen?

Mappenstructuur

Een digitale omgeving zonder mappen is bij voorbaat een chaos. Net als bij je papieren administratie is het belangrijk om alles in te delen in logische categorieën. Zelf ben ik een voorstander van maximaal 6 hoofdmappen en 3 lagen submappen. Op deze manier heb je binnen maximaal 5 klikken het document geopend wat je zocht. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar ik merk dat de meeste ondernemers hier al heel ver mee komen. Zorg dat je binnen een map alleen submappen óf documenten hebt, dus niet 4 submappen en 15 documenten.

dus niet

Slecht voorbeeld

maar wel

Goed voorbeeld

 

Als je je eigen digitale omgeving opnieuw gaat inrichten, raad ik je aan om ook één hoofdmap met de naam tijdelijk te maken. Hierin kun je tijdelijk de documenten bewaren waarvoor je nog geen map hebt.
Bedenk op welke manier je het prettig vindt om naar documenten te zoeken en kijk naar de mappen die je al hebt. Wat werkt wel goed en wat niet?
Op basis hiervan kun je je mappenstructuur eerst op papier uitwerken. Maar je kunt het ook meteen digitaal doen. Zorg dat de namen van je mappen heel specifiek zijn, dus liever e-books en podcasts dan algemeen of overig.
Als je de hoofdmappen en submappen aangemaakt hebt, sleep je al je bestaande documenten naar hun nieuwe plek. Weet je even niet waar het document heen moet of dat het wel bewaard moet blijven? Sleep ‘m dan naar de map tijdelijk zodat je hier op een ander moment rustig naar kunt kijken.
Ben je op zoek naar een handige mappenstructuur? Ik heb een basisversie gemaakt die je, zeker als beginnend ondernemer, goed kunt gebruiken. Download de structuur en een voorbeeld voor het benoemen van je mappen hier.

Mappenstructuur

Bestandsnamen

Als je alle documenten in hun nieuwe map geplaatst hebt, kun je een stap verder gaan en de bestandsnamen gaan aanpassen. Als je hiervoor bepaalde regels bedenkt, maak je het jezelf nog makkelijker. Er zijn drie dingen die je sowieso altijd in gedachte moet houden:

  • Zorg dat bestandsnamen zo kort, maar logisch mogelijk zijn.
  • Gebruik geen willekeurige afkortingen.
  • Wees consequent

Veel ondernemers hebben meerdere versies van een bestand en iedere keer als ze wijzigingen aanbrengen, volgt er weer een nieuwe versie. Dit kan handig zijn als je de informatie in het vorige bestand nog nodig hebt, maar meestal is dit niet het geval. Mocht je toch meerdere versies nodig hebben, wees dan consequent. Gebruik steeds dezelfde titel én dezelfde toevoeging.
Bijv.: Blog 25-Koken_V1, Blog 25-Koken_V2, Blog 31-Zingen_V1, Blog 31-Zingen_DEF

Als je de definitieve versie van het document af hebt, controleer dan direct of je de vorige versies nog wilt bewaren. Zo niet, gooi ze dan meteen weg.

Stappenplan

1. Bedenk hoe jij je documenten wilt vinden.
2. Bekijk je huidige mappen en kies op basis hiervan je hoofdmappen.
3. Maak een nieuwe map aan op je bureaublad.
4. Maak maximaal 6 hoofdmappen aan en een tijdelijke map.
5. Maak submappen aan binnen de hoofdmappen.
6. Sleep al je bestaande documenten naar hun nieuwe locatie.
7. Bedenk een structuur voor de bestandsnamen.
8. Ga per submap door de documenten heen om te bepalen of je ze wilt weggooien of bewaren.
9. Geef nieuwe en belangrijke documenten een duidelijke bestandsnaam.
10. Heb je echt tijd over? Dan kun je oude documenten ook opnieuw gaan benoemen.

Wil jij snel je digitale omgeving op orde hebben? Verplaats dan alle documenten waarvan je niet weet of je ze moet bewaren naar de tijdelijke map. Plan in je agenda sorteermomenten in met een duidelijk doel:
Maandag 26 februari, 14:00 – 14:30 uur, 20 documenten in tijdelijke map verwerken.
Zorg ervoor dat je doel niet onrealistisch is, dus niet binnen een half uur 150 documenten willen verwerken. De eerste keer dat je zoiets inplant, kom je er vanzelf achter hoe snel je werkt en daar kun je weer rekening mee houden bij het inplannen van je volgende verwerkmomenten. Heb jij iedere werkdag na het lunchen een dipje? Dat is een perfect moment voor zulke klusjes. Je hoeft er namelijk niet erg geconcentreerd voor te zijn en je benut je tijd dan wel praktisch!

Bijhouden

Zoals bij alle systemen is het belangrijk dat je het bijhoudt. Probeer dan ook zoveel mogelijk direct te handelen. Ontvang je een belangrijk document? Sleep het meteen naar de juiste map.
Je kunt ook werken met actiemappen. Je maakt dan een hoofdmap aan met de naam DOEN. Hierin komen alle documenten die je die week nodig kunt hebben. En aan het einde van iedere week plan je wat tijd in om de documenten in deze map te archiveren.

Natuurlijk is je digitale mappenstructuur niet de enige plek die je graag georganiseerd ziet. Binnenkort zal ik in mijn blogs ingaan op o.a. het organiseren van je e-mail en je notities.

Heb jij een probleem dat ik hier niet benoemd heb? Stuur me gerust een bericht en wie weet kan ik je vrijblijvend helpen.